Fallstudie iKath

Soziales Intranet im Synodalrat in Zürich

Soziales Intranet macht den Synodalrat agiler: Der Synodalrat der Katholischen Kirche im Kanton Zürich hat die Generalerneuerung der IT-Infrastruktur gestartet. Ein Teil davon ist das „Soziale Intranet“, um die verschiedenen Gremien und Organisationen enger anzubinden.

Umstellung von Analog auf Digital

Die Zusammenarbeit im Synodalrat war bislang weitgehend auf Papier und Emails gestützt. Jetzt werden Inhalte in Arbeitsräumen abgelegt, die von überall zugänglich sind. Der Austausch passiert über Nachrichten im Activity Stream. Dabei ist es ein Kinderspiel, die korrekten Zugangsrechte zu setzen.

Geschäftskontrolle online

Ein wichtiger Bestandteil dabei ist die nachvollziehbare, standardisierte Abwicklung der Geschäfte. Die vorgegebenen Prozessschritte werden als strukturierter Workflow abgelegt. Zu jedem Meilenstein gehören vordefinierte Berechtigungen, die den Zugang zu den Dokumenten regeln. Hiermit werden die Pflichtschritte abgebildet.

Gleichzeitig integriert sich die Aufgabenverwaltung in die Meilensteine. Für jede Phase des Prozesses kann jeder Bearbeiter Aufgaben hinterlegen, die hier erledigt werden sollen wie z.B. Erinnerungen und wichtige Fristen. Aufgaben kann jeder kommentieren und bei Bedarf abschliessen. Dieser Teil der Geschäftskontrolle ist offen, flexibel und soll in erster Linie unkompliziert unterstützen.

Durch ein Vorlagensystem können verschiedene Geschäftsfall-Typen hinterlegt werden, welche bereits mit Aufgaben und Dokumenten vorkonfiguriert sein können.

Suche mit Vorschau

Office Dokumente sind weiterhin ein fester Bestandteil der meisten Arbeitsumgebungen. Die richtigen Dateien zu finden ist eine stetige Herausforderung. Die integrierte Suchmaschine bietet Volltextindizierung, Filterung nach Metadaten und Dokumenttyp sowie Vorschaubilder. Damit wird es ganz einfach, die korrekte Datei zu lokalisieren. Da die Vorschaubilder in hoher Qualität erzeugt werden, sind sie unmittelbar lesbar. Oft muss das Dokument daher gar nicht erst geöffnet werden, um die notwendige Information zu erhalten.

Stringente Planung und Implementierung

Das Projekt iKath wurde im ersten Halbjahr 2015 umgesetzt. Es basiert auf Quaive und ist seit Oktober 2015 im Produktionsbetrieb.

Zur Zeit findet der Rollout auf die Kirchgemeinden statt.

Aktuell arbeiten ca 1600 Nutzer auf dem System. In der Endausbaustufe werden bis zu 2500 Nutzer erwartet.