Geschäftskontrolle

Das Wichtigste ist für mich, den Überblick über mein Geschäft zu behalten.

Als Chef einer mittelständischen Firma muss ich schnell sehen können, wie die Geschäfte laufen. Wie ist der Stand und der Fortschritt einzelner Projekte? Was benötigt meine Aufmerksamkeit? Was kann abgeschlossen werden?

Ich benutze unser soziales Intranet ständig um die Prozesse in unserer Firma zu verfolgen. Jeden Tag werden neue Prozesse - typischerweise unstrukturierte - von eingehender Post angestossen, zum Beispiel Anfragen anderer Organisationen oder interne Anforderungen. Als Organisation öffentlichen Rechts müssen wir den Entscheidungsprozess transparent dokumentieren und stets in der Lage sein zu sehen, wer was wann getan hat. Und zu guter Letzt müssen wir das entstandene Material, welches zur Entscheidungsfindung verwendet wurde, einfrieren und archivieren können.​

Unabhängig davon, aus welcher Quelle die neue Anfrage stammt, erstelle ich ein neues Geschäft daraus. Ich kann aus einer Liste  vordefinierter Schablonen wählen, die unterschiedliche Workflows repräsentieren und ich weise das Geschäft einer unserer Abteilungen für die Weiterbearbeitung zu. Automatisch werden die Berechtigungen geändert, so dass die Abteilung darauf zugreifen und arbeiten kann.

Geschäfte sind grundsätzlich Arbeitsbereiche, in denen Mitarbeiter Dokumente anlegen und austauschen können. Ein Geschäft beginnt immer mit einem Dokument, das die ursprüngliche Anforderung repräsentiert. Das kann ein Brief sein mit Bitte um einen Zuschuss oder ein Auftrag der Muttergesellschaft. Sie alle haben gemeinsam, dass einer meiner Kollegen es lesen und entscheiden muss, was als nächstes getan werden muss. Was auch immer das ist, es wird bearbeitet und ein Antragsdokument für den internen Entscheidungsprozess entsteht als Ergebnis.

Geschäft mit verteilten Aufgaben

Sobald die Fachleute in der Abteilung fertig sind, wird das Geschäft der Qualitätssicherung zugewiesen. Ist die Form korrekt, hat sich die Finanzabteilung beteiligt, sind alle Metadaten gesetzt, ist die Formatierung in Ordnung, so dass eine tatsächliche formelle Entscheidung in den Gremien getroffen werden kann? Wenn alles in Ordnung ist, wird das Geschäft für die Vorlage in einer Sitzung des Vorstandes geplant, bei der eine abschliessende Entscheidung getroffen wird.

Sitzungen des Vorstandes sind Termine in Quaive. Jeder Mitarbeiter findet sie im zentralen Kalender. Ein solcher Sitzungstermin hat eine Agenda beigefügt. Dort finden wir alle Geschäfte, die an diesem Tag behandelt werden sollen. Ich kann allen Teilnehmern eine vorläufige Agenda schicken. Das ist viel besser als eine Papier-Agenda, denn die Benachrichtigungs-E-Mail enthält einfach einen Link zu dem Termin und jeder Eingeladene wird immer den aktuellen Status sehen. Wenn wir die Tagesordnung ändern müssen, sende ich eine weitere Benachrichtigung.

Termin mit Agenda der Sitzung

Am Tag der Sitzung braucht niemand Papier. Alle Teilnehmer öffnen einfach die Agenda auf ihrem Laptop oder Tablet und schauen in die Geschäfte. Sie können die Antragsunterlagen lesen, aber auch alle beigeordneten Materialien, die zur Erstellung des Antrags verwendet wurden - wenn nötig. Sie könnten auch die Aufgaben einsehen, die erledigt wurden. Wer hat was wann mit welchem ​​Ergebnis getan. Bislang hatten wir keinen so detaillierten Einblick. Infolgedessen treffen wir mehr Entscheidungen und haben weniger Verschiebungen, da deutlich weniger Nachfragen notwendig werden.

Der Protokollführer schreibt nicht mehr in ein Word-Dokument - wie früher. Stattdessen arbeitet er direkt im System. Wenn ein Antrag angenommen wird, schaltet er den Zustand des Geschäfts auf "entschieden" und notiert die Entscheidung. Wenn es abgelehnt wird, passiert dasselbe. Wenn ein Fall nicht entschieden werden kann und auf die nächste Sitzung verschoben wird, ordnet er sie einfach dem nächsten Sitzungstermin zu. Muss die Tatsache, dass ein Fall verschoben wird, dokumentiert werden, so wird ein Hinweis auf die Verschiebung eingetragen und das neue, verfeinerte Antragsdokument wird dem nächsten Sitzungstermin zugewiesen.

Nach der Sitzung fangen wir an, unsere Hausaufgaben zu machen. Die Entscheidungen werden ausgeführt, Stakeholder benachrichtigt, Geld wird gebucht und Papier wird gedruckt, wo es noch notwendig ist. Sobald dies geschieht, schalten wir das Geschäft in den Geschlossen-Zustand. Dort bleibt es eine Weile, bis wir zuversichtlich sind, dass nichts anderes passieren wird und wir es archivieren.

Es ist sehr wertvoll, dass ich immer noch Inhalte aus archivierten Fällen in der Suche finden kann. Ich kann auch einfach alle archivierten Fälle anzeigen lassen, um in alten Geschäften zu stöbern. Dies ist besonders hilfreich, wenn eine ähnliche Anfrage kommt.  Die Suche priorisiert neuere Dokumente höher in der Ergebnisliste. So kann ich archivierte Inhalte immer noch finden, ohne dass mich alte Ergebnisse in meiner tägliche Arbeit behindern.

Und zu guter Letzt gibt es die "Case Manager App". Sie erlaubt mir, die Fortschritte in meiner Organisation auf einem hohen Niveau zu verfolgen. Ich kann alle Geschäfte, auf die ich zugreifen kann, ansehen und filtern.

Case Manager mit aktivem Filter für die Suche

Dies ermöglicht es mir, alle Geschäfte zu überprüfen. Ich kann überprüfen, ob es Geschäfte gibt, die noch nicht einer Abteilung zur Bearbeitung zugewiesen wurden. Oder ich zeige alle Geschäfte an, die schon länger nicht mehr bearbeitet worden sind. Ich kann sehen, welche Fälle noch nicht auf einen Sitzungstermin geplant sind, was mir einen Indikator für die anstehende Arbeitslast gibt. Und ich sehe, ob es Geschäfte gibt, die noch geschlossen werden müssen oder die jetzt archiviert werden können.

Die Tatsache, dass alle Geschäfte mit ihrer vollen Fortschrittsleiste angezeigt werden, dient mir auf einen Blick als Indikator, wie weit wir sind.

Ich habe durch das soziale Intranet viel Zeit gewonnen​, die ich jetzt viel produktiver als vorher nutze.