Kommunikation

Unsere Firma bietet Dienstleistungen und Beratung im IT-Bereich an. Viele meiner Kollegen sind daher häufig bei Kunden oder auf Dienstreise. Umso wichtiger, dass ich alle auf dem Laufenden halte und mich um die alltägliche Organisation kümmere.

Viele Kollegen verbringen einen guten Teil ihrer Zeit vor Ort bei Kunden oder auf Messen. Da kann es leicht passieren, dass Informationen nicht ankommen. Wenn die wichtigste Quelle für Neuigkeiten die Kaffeküche ist, fühlen sich die Mitarbeiter im Außendienst schnell abgehängt. Auch das “Schwarze Brett” hat nicht mehr den gleichen Stellenwert wie vor 20 Jahren…

Glücklicherweise haben wir mit unserem Quaive Intranet eine Plattform, die zuverlässiger funktioniert als eine zufällige Begegnung an der Kaffemaschine.

Für Neuigkeiten und Entscheidungen, die alle Mitarbeiter betreffen, gehe ich in den “News Publisher” und erstelle eine neue Nachricht. Zum Jahreswechsel gab es beispielsweise eine Änderung für das Buchen von Dienstreisen – die Mitarbeiter haben jetzt mehrere Optionen, wie sie Bonusprogramme von Fluggesellschaften und Hotels privat nutzen können. Dazu habe ich eine Nachricht im Bereich “Firmeninterna” erstellt, mit einem Link auf die entsprechenden Dokumente in der Bibliothek des Intranets. Alle Mitarbeiter sehen die Nachricht auf der Startseite, bis sie diese entweder lesen oder wegklicken. Und in der News App bleibt sie weiterhin zugänglich.

News Publisher im Editiermodus

Als ich mir heute morgen meine erste Tasse Tee geholt habe, fiel mir auf, dass einige Sorten zur Neige gehen. Ein kurzer Blick in unser Getränkelager hat mir gezeigt, dass auch die Säfte und Softdrinks nachbestellt werden müssen. Ich erinnerte mich, dass Frank und Verena sich neulich beim Mittagesen mehr Abwechslung gewünscht haben. Daher öffne ich den Arbeitsraum für unser “Büro Nußbaumstraße” und schreibe ein kurzes Statusupdate, dass ich bald eine neue Getränkebestellung absetzen werde. Ich hänge die Produkliste des Lieferdienstes an und frage die Kollegen nach besonderen Wünschen. Alle Mitarbeiter des Standorts sehen diese Meldung in ihren Stream – andere Standorte werden nicht damit behelligt.

Am Ende des Tages schaue ich mir die Antworten an. Nicht nur Verena und Frank haben sich geäußert, sondern fünf weitere Kollegen – drei waren heute bei Kunden, eine in Paris auf einer Messe und einer im Home-Office. Ich kann alle ihre Wünsche bei meiner Bestellung berücksichtigen.

Machmal sind es solche Kleinigkeiten, die unser Team “bei Laune” halten und für gute Stimmung sorgen.