Sitzungsplanung

– Pearlie Whitby

Meetings organisieren ist einfacher

Als Assistentin der Bereichsleitung gehört es zu meinen häufigen Aufgaben, Meetings zu planen und durchzuführen. Dabei geht es nicht nur darum, ein passendes Datum zu finden und die Teilnehmer einzuladen. Mindestens genauso wichtig ist es, dass die notwendigen Dokumente rechtzeitig vorbereitet werden.

In der kommenden Woche wird sich beispielsweise unsere Task Force „Neue Märkte“ treffen, um das vergangene Quartal zu bewerten und die nächsten Maßnahmen zu beschließen. Früher hätte ich die Einladung in Outlook verschickt. Aber viele Kollegen stöhnen über eine Flut von täglichen E-mails.

Meetingvorbereitung im Arbeitsraum

Heute gehe ich einfach in den Arbeitsraum „Neue Märkte“ und lege einen Termin für das Meeting an, dazu lade ich als Teilnehmer die „Task Force“ Gruppe ein. Dadurch sehen alle Mitglieder dieser Gruppe den Termin im Kalender des Arbeitsraums, aber auch auf dem Dashboard. Alle Kollegen, die die E-mail-Option eingeschaltet haben, bekommen auch eine E-mail dazu. Aber alle sehen direkt in Quaive die Benachrichtigung über den Termin.

Vor zwei Tagen hatte ich eine Tabelle mit den Zahlen des letzten Monats in den „Sales“ Arbeitsraum geladen. Durch den kleinen roten Punkt auf dem Symbol für Benachrichtigungen sehe ich, dass unser Finanzexperte Jamie einen Kommentar hinterlassen hat mit Verbesserungsvorschlägen.

Todos, Fristen und Benachrichtigungen

Meine Kollegin Liz ist derzeit in Costa Rica, wo sie ein neues Büro aufbaut. In dem Meeting nächste Woche werden wir auch dieses Projekt behandeln. Daher gehe ich in das Geschäft „Neues Büro San José“, das bereits einen Meilenstein für das Audit-Meeting hat.

Ich lege ein Todo „Bericht über den Stand des Recruitings“ an und weise es Liz zu, mit einer Frist zwei Tage vor dem Meeting. Mehr muss ich nicht tun, denn ich weiß, dass sie eine Benachrichtigung zu diesem Todo bekommt, und eine weitere, falls die Frist abgelaufen ist.

Und ich kann sofort sehen, wenn die Aufgabe als erledigt markiert wurde.

Zusammenarbeit, Dokumente und Versionen

Vor zwei Tagen hatte ich eine Tabelle mit den Zahlen des letzten Monats in den „Sales“ Arbeitsraum geladen. Durch den kleinen roten Punkt auf dem Symbol für Benachrichtigungen sehe ich, dass unser Finanzexperte Jamie einen Kommentar hinterlassen hat mit Verbesserungsvorschlägen.

Mit einem Klick lande ich auf dem Dokument, und mit einem weitern Klick öffne ich es direkt in Excel. Meine Änderungen werden direkt in Quaive gespeichert, und die Vorschau aktualisiert sich automatisch.

Die alten Versionen bleiben aber über die Versionshistorie zugänglich.

Ich erinnere mich noch mit Grauen daran, wie wir früher Dateien mit Namen wie „Apr-Sales_Version2_Rev3-final-Kommentar_Huber.docx“ hin- und hergeschickt haben.

Alles in Allem kostet mich die Organisation von Meetings heute deutlich weniger Zeit. Es ist immer klar, welche Dokumente zur Vorbereitung notwendig sind und die Teilnehmer finden das meiste selbst anstatt mir immer wieder Nachfrageemails zu schicken.

Ich habe heute einfach mehr Zeit für meine eigentlichen Aufgaben.

– Pearlie Whitby

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