Social Intranet Blog

SYSLAB.COM Talks bei Plone Konferenz Tokyo 2018
SYSLAB.COM ist dieses Jahr wieder bei der Plone-Konferenz dabei und beteiliegt sich mit zwei Vorträgen. Mit Ausgangspunkt in der eigenen Produktreihe spricht CEO Alexander Pilz über die folgenden Themen: Prozesse digitalisieren - Plone Intranet im wirklichen Leben Online Interactive Risk Assessment - mehr Sicherheit, weniger Papier Prozesse digitalisieren - Plone Intranet im wirklichen Leben Das Plone Intranet hat sich in den letzten Jahren von einer Plattform für den Inhaltsaustausch zu einer leistungsfähigen Werkzeug entwickelt, die Menschen vor wiederkehrenden Arbeitsbelastungen schützt. Während frühere Gespräche im Plone Intranet technisch und design-orientiert waren, werden in diesem Vortrag Anwendungen von Plone Intranet aus echten Kundenprojekten beschrieben. Es zeigt Beispiele, wo wenig Zeitersparnis für alle Mitarbeiter viel Zeitersparnis für wenige Mitarbeiter erheblich übersteigt und was ein System tun muss, um wirklich beliebt zu werden. Online Interactive Risk Assessment - mehr Sicherheit, weniger Papier Dies ist eine Fallstudie von einer groß angelegten Software, die seit über 10 Jahren in Betrieb ist und immer noch expandiert. Die neueste Erweiterung stammt von einem großen Automobilhersteller und schließt die Kette von der Risikoidentifizierung bis zur Schulung der Mitarbeiter. Dieses Projekt zeigt, dass Plone-Projekte im Laufe der Zeit sehr gut zu warten sind und sich an neue Herausforderungen anpassen können. Infolgedessen gibt es jetzt einen Rahmen, um das Denken - nicht notwendigerweise Risiken - zu bewerten und darauf zu reagieren. Wartbarkeit, Flexibilität und moderne Technologie schließen sich nicht zwangsläufig aus. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Plone Konferenz Site: https://2018.ploneconf.org/ Ein Überblick über die wichtigsten Referenten und die Konferenzgespräche finden Sie hier: https://2018.ploneconf.org/talks/keynotes-and-talks
Syslab.com GoldSponsor auf der Plone Konferenz in Tokyo 2018
Die diesjährige Plone-Konferenz findet vom 5.- 10. November 2018 in Tokyo statt. Syslab.com wird an der diesjährigen Veranstaltung als Gold Sponsor teilnehmen. Die jährliche Plone-Konferenz zieht Designer, Entwickler, Integratoren und Anwender aus aller Welt an. Es ist die größte jährliche Versammlung der weltweiten Plone-Gemeinschaft. Ob Plone für Sie neu ist, Sie ein Kernentwickler, Integrator, Front-End-Designer oder Benutzer sind; Die jährliche Plone-Konferenz ist die Gelegenheit, von anderen zu lernen und neue Fähigkeiten, Ideen und Kontakte zu knöpfen. Die Konferenz findet dieses jahr zum ersten Mal in einem asiatischen Land statt. Zusammen mit Plone-bezogenen Vorträgen und Keynotes hat die Konferenz dieses Jahr daher die folgenden Hauptthemen: Tokyo, Neue Teilnehmer aus Japan und Asien und Vernetzung mit Python und anderen Open Source Communities. Syslab.com wird mit zwei Vorträgen teilnehmen. CEO Alexander Pilz spricht über "Digitize Processes - Plone Intranet in Real Life” und “Online interactive Risk Assessment - more safety, less paper”. Im Laufe der Jahre waren wir ein stetiger und häufiger Teilnehmer und Unterstützer der Plone-Konferenz. Wir betrachten sie als eines der wichtigsten wiederkehrenden Ereignisse innerhalb der Plone-Gemeinschaft und werden daher, wie wir es auf früheren Konferenzen gemacht haben, unsere Unterstützung als Gold Sponsors zeigen. CEO, Alexander Pilz Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Plone Konferenz Site: https://2018.ploneconf.org/ Ein Überblick über die wichtigsten Referenten und die Konferenzgespräche finden Sie hier: https://2018.ploneconf.org/talks/keynotes-and-talks
Plone Conference Tokyo 2018
Der diesjährige Plone Konferenz findet in Tokyo, Japan von 5.11. - 10.11.2018 zum sechszehnten Mal statt. SYSLAB.COM GmbH nimmt mit zwei Talks teil. Plone gibt es seit 20 Jahren und die Konferenz leistet zusammen mit der Community einen wichtigen Beitrag, um die Entwicklung der Software vorwärts zu treiben. So steht die nächste Plone Generation (mit Python 3 und Zope 4) schon vor der Tür. Da die Plone-Community sich allmählich auf asiatische Länder ausdehnt, gibt es drei Haupt-Fokuspunkte für dieses Event, das zum ersten Mal in Asien stattfindet: Tokyo Neue Teilnehmer aus Japan und Asien Vernetzung mit Python und anderen Open Source Communities Wie jedes Jahr bietet die Plone-Konferenz sowohl: ein Pre-Konferenz-Trainingam 5.- 6. November, Drei Tage mit Keynotes, Talks and Demos am 7. bis 9. November gefolgt von einem Post-Konferenz-Sprint am 11. November Venue Die Konferenz findet in der Ota City Industrial Plaza (PiO) 1-20-20 MinamiKamata Ota-ku, Tokyo, Japan  statt. Fahren Sie mit dem Zug, so gehen Sie 3 Minuten zu Fuß vom Bahnhof Keikyu-Kamata oder 13 Minuten zu Fuß vom JR-Bahnhof Kamata. Hinweis: Der Ort für den Sprinttag (Sa.10.11 und So 11.11) unterscheidet sich vom Hauptort. Bitte überprüfen Sie die Sprint Website Für weitere Information besuchen Sie bitte die Plone Konferenz Site: https://2018.ploneconf.org/ Ein Überblick über die wichtigsten Referenten und die Konferenzgespräche finden Sie hier: https://2018.ploneconf.org/talks/keynotes-and-talks
SYSLAB.COM mit OiRA und PloneIntranet auf der PloneTagung in Berlin 2018
Die Plone-Tagung ist das Treffen der deutschsprachigen Plone Community, bei der sich Anwender, Provider und Entwickler des Open Source Content Management System Plone treffen. Die Tagung findet von 20.03. - 21.03.2018 an der Humboldt-Universität zu Berlin statt. SYSLAB.COM ist Sponsor und hat dieses Jahrmit zwei Talks teilgenommen.

Programm

In einer Vielfalt an Vorträgen und offenen Diskussionen zu unterschiedlichen Themen können sich Besucher bei der PloneTagung reichlich informieren, austauschen und vernetzen. Der erste Tag bietet ein normales Programm mit einer Keynote zu Beginn. Am zweiten Tag gibt es Vormittags eine Keynote. Danach folgen Vorträge mit Fokus auf dem Dialog zwischen Plone Anwendern, Entwicklern und Hostern. Besonders zu hervorheben sind dabei die Vorträge mit Erfahrungsberichten von Anwendern. Nach der Tagung findet an zwei Tagen ein Sprint statt, wo Anwender und Entwickler gemeinsam an Plone entwickeln und sich austauschen können.

SYSLAB.COM präsentiert OiRA und PloneIntranet

Alexander Pilz hält zwei Talks: Gefährdungsbeurteilungen mit OiRA (Online Interactive Risk Assessment) und wie man Prozesse anhand von Intranets mit Plone digitalisiert.

“OiRA - Mehr Arbeitsschutz, weniger Papier”

OiRA - Online interactive Risk Assessment - ist mit seinem 10 Jahren schon relativ alt. Plone hat es dabei leicht gemacht, die Applikation mit der Zeit gehen zu lassen und trotzdem weiterzuentwickeln. Damit ist es heute leichter als je zuvor, seine Gefährdungsbeurteilung aktuell zu halten, vorhandene Risiken zu bewerten und seine Mitarbeiter bestmöglich zu schulen, um Schäden zu vermeiden. OiRA kombiniert Plone als CMS für die Entwicklung von Fragebögen und Plone als Applikationsserver für Nutzerverwaltung und Ausfüllen von Fragebögen. Damit kann man unter einem Dach Flexibilität und Performanz kombinieren.

“Intranet mit Plone - Prozesse digitalisieren”

PloneIntranet ist Intranet mit Plone - ein generisches Werkzeug, welches eingesetzt werden kann, um die bestehenden Prozesse effektiver und effizienter abzubilden. Diese Session skizziert kurz, was PloneIntranet aktuell kann und zeigt dann spezielle Anwendungsfälle aus Unternehmen und wie hier alltägliche Prozesse digitalisiert werden. Weitere Information: https://openspacer.org/186-plone-tagung/ https://openspacer.org/186-plone-tagung/190-plone-tagung-2018/ https://openspacer.org/186-plone-tagung/190-plone-tagung-2018/session/863-intranet-mit-plone-prozesse-digitalisieren/ https://openspacer.org/186-plone-tagung/190-plone-tagung-2018/session/865-oira-mehr-arbeitsschutz-weniger-papier/
Plone Konferenz 2017 im Rückblick
Die Plone Konferenz brachte wieder Teilnehmer aus der ganzen Welt auf dem Campus der Universitat Politècnica de Catalunya in Barcelona zur Plone Konferenz 16.-22. Oktober,  2017 zusammen. Es trafen Plone-, Python Web- und Javascript Front End Community in Barcelona bei dem diesjährigen Plone Digital Experience Conference 2017 zusammen. Wie jedes Jahr zeigt die Statistiken den beeindruckenden Umfang der gemeinsamen Einsatz: 10 Trainingsklassen 6 Keynotes 52 Präsentationen 180 Teilnehmer aus 21 Ländern 2 Organisatoren, 18 Sponsoren, 4 Partner 70 Sprinter 4 Studenten des "Google Summer of Code 2017" 1 unvergessliches Konferenzdinner 1 offizielle Plone-Band Dutzende an Freiwilligen Unten finden Sie Links zu Fotos, Tweets und Präsentationen: Speakers' slides finden Sie bei fast allen Präsentationen (Teils auch Videoaufnahmen). Fotos von der Konferenz Tweets während der Konferenz Darunter auch die Talks von unseren drei Teilnehmern von Syslab.com: ”Really unconventional Migrations” by Alessandro Pisa “Intranets must simply be social” by Alexaner Pilz “Solr and Plone - Search and Beyond” by Manuel Reinhardt Die Plone Konferenz 2018 wird übrigens in Tokio / Japan stattfinden!
Release in Kürze: Plone Intranet 1.2 – Mars
Wir haben eine neue PloneIntranet Version in Vorbereitung, die Community Edition 1.2 - Codename: Mars. Sie enthält eine große Anzahl an Korrekturen, verbesserte Kompatibilität mit Mobilgeräten, die neueste Version von Plone und einige schicke neue Funktionen. Neue Apps PloneIntranet wächst, und neue Funktionalitäten werden hauptsächlich als App hinzugefügt. Apps sind die beste Möglichkeit, das Intranet zu erweitern, auf spezielle Bedürfnisse einzugehen und das System modular und flexibel zu halten. In dieser Version stellen wir 5 neue Apps vor. Nachrichten-App Schön gestaltete interne Kommunikation. Lesen Sie die neuesten Nachrichten Ihres Unternehmens wie in einem Hochglanzmagazin - komplett über das Intranet aktualisiert und immer Aufmerksamkeit weckend. Lesezeichen-App Speichern Sie alles, was für Sie von Interesse ist, und es erscheint auf Ihrem Dashboard. Nicht mehr interessant? Entfernen Sie das Lesezeichen. Die App gibt Ihnen den vollen Überblick. Dokumentenbrowser Registrierungsnummern, Sektorcodes, Archiv-Tags. Was auch immer Sie in Ihrer Organisation an Struktur verwenden, der Taxonomie-Browser zeigt Inhalte gemäß Ihrer Taxonomie an. Nachrichten-App Mit der Nachrichten-App können Sie direkt mit Ihren Kollegen in Kontakt treten. Einfacher und unaufdringlicher Chat. Administrator-Tool Verwalten Sie Benutzer auf einfache Weise. Aktivieren und deaktivieren Sie die Sperre von Benutzern, die das Unternehmen verlassen haben, ohne die Verbindung zwischen ihren Profilen und den von ihnen erstellten Inhalten zu trennen. Inhaltsverbesserungen Autosave Änderungen werden jetzt automatisch gespeichert, während Sie arbeiten. Eine Sorge weniger. Splash-Page nach dem Login Sie möchten Ihren Nutzern etwas Wichtiges mitteilen? Auf ein neues Trainingsprogramm hinweisen? Verwenden Sie Splash-Pages, die nach dem Anmelden unaufdringlich nur einmal angezeigt werden. Versionierung Inhalte können nun versioniert werden. Wollen Sie einen Zustand für spätere Referenz behalten? Ein Backup, um im Fehlerfall zurückgehen zu können? Klicken Sie einfach, um eine Version zu erstellen. Email-In direkt in den Arbeitsbereich Mit dem digitalen Arbeitsplatz wollen wir die Menge an E-Mails reduzieren. Aber Sie werden immer noch zu viel davon bekommen. Leiten Sie es einfach an Ihren Arbeitsraum im Intranet und arbeiten Sie dort weiter. PDF-Versionen für alle Inhalte verfügbar Alle Dokumente in Quaive besitzen eine Vorschau. Nun verfügen alle Inhalte auch über eine PDF-Version, die ohne weiteres verfügbar ist, sobald das Dokument hochgeladen wurde. Dokumentensperre Dokumente zeigen, ob jemand anders gerade an ihnen arbeitet. Sie werden gewarnt und können den anderen Editor direkt über den Chat kontaktieren. Neue Schnittstellen ICS-Kalender Export nach Outlook Pflegen Sie keine Ereignisse doppelt! Abonnieren Sie einfach Ihren Intranet-Kalender in Ihrem Outlook- oder Apple-Kalender, um auf dem Laufenden zu bleiben. Unterstützung für externe Apps Ein Intranet tut viele Dinge, aber nicht alles. Binden Sie externe Tools ganz einfach mittels der Apps-Übersicht an, um alles an einer Stelle und auf einen Blick zu haben. LDAP- und Active Directory-Unterstützung Verbinden Sie Ihr Intranet mit Ihrem Firmen-Benutzerverzeichnis, sei es LDAP oder Active Directory. Verwenden Sie Daten von dort und stellen Sie mehr spezifische Infos zur Verfügung. Vollständig synchronisierte Benutzer und Gruppen Quaive kann Benutzer und Gruppen vollständig synchronisieren, um nahezu unabhängig von einem zentralen Verzeichnis zu werden. Das wirkt sich insbesondere auf die Geschwindigkeit aus. Performance Massive Geschwindigkeitsverbesserungen und Optimierungen Wir haben Geschwindigkeitsverbesserungen in allen Bereichen implementiert und für schnellere Seitenladevorgänge optimiert. Moderne UI-Techniken werden verwendet, um nur das zu laden, was wirklich geändert werden muss. Und schwierige Aufgaben werden zur verzögerten Verarbeitung an eine Hintergrundwarteschlange delegiert. Der Code wurde gründlich überprüft, um ineffiziente Aufrufe zu entfernen und die Übertragung unnötig großer Dateien zu verhindern. Verbessertes Batching stellt sicher, dass nur die Daten übertragen werden, die ein Benutzer sehen und mit denen er interagieren kann. Automatisches Downscaling für Verbindungen mit geringer Bandbreite Wo Menschen an entfernten Standorten arbeiten, kann die Download-Geschwindigkeit immer noch ein Problem darstellen. Seien es fehlerhafte Verbindungen, langsame mobile Geschwindigkeit oder Arbeiten in einem Zug in Deutschland - nicht jeder hat immer eine schnelle Verbindung. PloneIntranet erkennt die aktuelle Bandbreite eines Benutzers und kann - falls gewünscht - die Benutzeroberfläche automatisch auf eine niedrige Auflösung skalieren. Wenn sich die Verbindung verbessert, wird zurückgeschaltet. Verwaltung Optimierte Suche, Steigerung der Ergebnisse nach Alter Intranet-Inhalte neigen dazu, lange zu leben, auch nachdem sie nicht mehr so nützlich und relevant sind. Die Suche ist nun deutlich besser in dem sie standardmäßig aktuellere Inhalte als relevanter einstuft. Verbesserte Benutzerverwaltung Verwalten Sie alle Ihre Benutzer innerhalb von PloneIntranet. Sogar diejenigen, die aus einem externen Benutzerverzeichnis wie LDAP oder Active Directory kommen. Neueste Plone-Version (5.0.8) PloneIntranet ist immer auf dem neuesten Stand. Weitere Verbesserungen 1. Die Bibliothek ist jetzt richtig durchsuchbar 2. Der Arbeitsbereichskalender ist jetzt mobil verfügbar 3. Neues modernes Modal Design 4. Sehen Sie, wer einen Beitrag geliked hat 5. Aus dem Arbeitsbereich in die Bibliothek veröffentlichen 6. Hero-Bilder für Arbeitsbereiche 7. Unterstützung für E-Mail-Benachrichtigungen 8. Viele viele Bugfixes
PloneIntranet 1.2 Mars – [Release]
Das Mars-Release wurde über den Sommer vorbereitet und wird Ende Oktober fertig sein. Es beinhaltet viele Nutzungsverbesserungen, die das tägliche Arbeiten einfacher machen. Es enthält auch grundlegende Leistungsverbesserungen und baut auf die neueste Plone-Version auf.  Sehen Sie hier, was alles drin ist: https://quaive.com/2017/09/27/upcoming-release-ploneintranet-1-2-mars/ https://quaive.com/2017/09/27/upcoming-release-ploneintranet-1-2-mars/    
Syslab.com Silber Sponsor auf der Plone Konferenz in Barcelona 2017
Die diesjährige Plone-Konferenz findet vom 18.- 20. Oktober 2017 in Barcelona statt. Syslab.com wird an der diesjährigen Veranstaltung als Silver Sponsor teilnehmen. Die jährliche Plone-Konferenz zieht Designer, Entwickler, Integratoren und Anwender aus aller Welt an. Es ist die größte jährliche Versammlung der weltweiten Plone-Gemeinschaft. Ob Plone für Sie neu ist, Sie ein Kernentwickler, Integrator, Front-End-Designer oder Benutzer sind; Die jährliche Plone-Konferenz ist die Gelegenheit, von anderen zu lernen und neue Fähigkeiten, Ideen und Kontakte zu knöpfen. Zusammen mit Plone-bezogenen Vorträgen und Keynotes hat die Konferenz dieses Jahr zwei weitere Themen: Python Web Frameworks und Modern Javascript Frontends. Syslab.com wird mit drei Vorträgen teilnehmen. Alessandro Pisa spricht über "Wirklich unkonventionellen Migrationen" sprechen, Manuel Reinhardt spricht über "Solr und Plone - Search and Beyond" und CEO Alexander Pilz wird über "Intranets muss einfach sozial” reden. Im Laufe der Jahre waren wir ein stetiger und häufiger Teilnehmer und Unterstützer der Plone-Konferenz. Wir betrachten sie als eines der wichtigsten wiederkehrenden Ereignisse innerhalb der Plone-Gemeinschaft und werden daher, wie wir es auf früheren Konferenzen gemacht haben, unsere Unterstützung als Silver Sponsors zeigen. In Ûbereinstimmung mit dem traditionellen Format startet die Plone-Konferenz mit:   Einem Pre-Konferenz-Training am 16.-17. Oktober, Drei Tage mit Keynotes, Vorträgen und Demos vom 18. bis 20. Oktober (bei der Hauptkonferenz) und ein Post-Konferenz Sprint vom 21. - 22. Oktober Die Konferenz findet in der Universitat Politècnica de Catalunya - Barcelona Tech (UPC) statt, die größte Ingenieuruniversität in Katalonien. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Plone Konferenz Site: https://plone.org/events/plone-conference-2017 Ein Überblick über die wichtigsten Referenten und die Konferenzgespräche finden Sie hier: https://2017.ploneconf.org/talks
PyConWeb 2017: Intranets must be simply social!

Intranets müssen einfach und sozial sein

Intranets waren schon immer die ultimative Herausforderung für jede Organisation, sei es aus technischen Gesichtspunkten, aufgrund ungünstigem Informationsdesign, fehlender Produktivität oder aus sozialen Aspekten. Es gibt wenige Menschen, die ihr Intranet lieben. Das muss sich ändern. In dem der Fokus auf die Menschen gerichtet wird, auf Inhalte und auf Einfachheit in der Bedienung.

Ploneintranet ist eine Initiative von 12 Plone Firmen aus Europa und den USA. Sie adressiert die Notwendigkeit, dass ein Intranet mehr sein muss als die Summe seiner Add-Ons.

Dieser Vortrag zeigt die Hintergründe des Ploneintranet Projekts auf, beschreibt, wie es eingesetzt werden kann, welche Philosophie dahinter liegt und wie man mitmachen kann.

Der Vortrag ist englisch.​

Möchten Sie mehr über Quaive und Ploneintranet erfahren?​

Quaive Soziales Intranet (deutsch) Quaive Homepage (englisch)
Quaive in Bildern

Quaive in Bildern

Die Gallerie zeigt eine Reihe von Ausschnitten aus dem Sozialen Intranet der fiktiven Firma FAZEMed. Die Beispielinhalte finden sich auch auf dem Demoserver. 

Selbst probieren?​

Senden Sie uns einfach kurz eine Anfrage mit den Namen einiger Testnutzer und wir schicken Ihnen die Zugangsdaten zu einem Testserver unverbindlich zu.

TESTZUGANG
Quaive in Kürze erklärt

Die wichtigsten Funktionen von Quaive erklärt 

(Dieses Video ist englisch. Sie finden die Übersetzung auf dieser Seite)​ 

​Quaive ist ein Intranet, das die Bedienung einfach und angenehm macht.

Sobald Sie sich einloggen, erscheint die Startübersicht.​ Sie zeigt aktuelle Informationen, die für Sie persönlich relevant sind. Halten Sie Ihre Aufgaben schnell zugänglich, wichtige Dokumente sind nur einen Klick entfernt und erreichen Sie Kollegen in Ihrer Organisation. 

Der Aktivitätsverlauf ist der Puls ihrer Organisation. Sie sehen Nachrichten aus allen Bereichen Ihrer Firma oder nur von Personen, denen Sie folgen. So sehen Sie auf einen Blick, was gerade um Sie herum passiert.

Nachrichten sind ein Weg, um Erfolge Ihrer Organisation zu zeigen.​ Dort sehen Sie, was gerade passiert, was andere Teams erreicht haben und was in naher Zukunft passieren wird.

In der Bibliothek finden Sie allgemein gültige Informationen für alle Mitarbeiter​ - mit Tags versehen, strukturiert und suchbar. Das ist der Platz für das Mitarbeiterhandbuch, Einführungsmaterialien, Spesenanträge und all die anderen Unterlagen, die für den reibungslosen Ablauf der Firma nötig sind.

Arbeitsräume beinhalten alle die Informationen, die Sie mit Ihrem Team teilen. Es ist sehr einfach, einen Arbeitsraum zu erstellen. Vereinfachte Sicherheitsrichtlinien erlauben es festzulegen, ob ein Arbeitsraum offen, privat oder versteckt sein soll. Das lässt sich natürlich jederzeit anpassen.

Laden Sie andere in Ihren Arbeitsraum ein und tauschen Sie Inhalte aus. Dokumente können Sie sofort lesen ohne Sie erst herunterzuladen.​ Termine erleichtern die Planung und tauchen im Arbeitsraum und in der Termin-App auf. 

In der Apps Sektion finden Sie alle Informationen für Sie persönlich. Eine App fasst alle Informationen im Intranet, zu der Sie Zugang haben, zusammen und macht diese über eine einheitliche Oberfläche zugänglich.

Es gibt Kalender, Kontakte, Lesezeichen, Geschäftsmanager, Messages, Foliendatenbank, Nachrichten Editor, Dokumentenbrowser, Aufgaben App und Audit Log. Weitere Apps kommen stetig dazu.

Quaive ist responsiv. Sie können es mobil auf Handy oder Tablet benutzen. Und Sie benötigen keine App dafür, nur Ihren Webbrowser.

Quaive's "Design first" Ansatz macht den Unterschied in der Benutzerfreundlichkeit. Quaive wird stets weiterentwickelt und neue Features kommen stetig hinzu.

Wenn Sie mehr wissen möchten, buchen Sie doch einfach eine unkomplizierte und kostenfreie Tour durch Quaive, bei der wir Ihnen alle Fragen kompetent beantworten.

Ihr Team wird bald herausfinden, wie gut es sich anfühlt, gut informiert zu sein und mehr Zeit zu haben für die Dinge, die einen Unterschied machen.

War das interessant?

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Plone Intranet Gaia 1.1 veröffentlicht

Nach einem Jahr intensiver Konsolidierungsarbeit ist die Community Edition wieder in den Fokus gerückt. Plone Intranet Gaia 1.1 kommt vollgepackt mit der Geschäftsmanager App, einem Plug-In Modell, dem konfigurierbaren Dashboard, facettierter Suche,  dem neuesten Plone 5 sowie einer Menge Bugfixes.

Mit der neuen Version bleibt Ihr Team verbunden, egal wo es sich befindet oder welche Geräte es nutzt und bekommt die Arbeit einfach schneller erledigt.

​Den Austausch befeuern mit Inhaltsverläufen

Bekommen Sie automatische Updates im Verlauf wann immer ein neues Dokument publiziert wird. Diskutieren Sie direkt auf dem Dokument und wechseln Sie einfach zwischen Konversationen auf Dokument-, Team- oder Organisationsebene.

Fokussieren Sie Ihre Aufmerksamkeit, in dem Sie Tags folgen und filtern Sie nach Interessensgebieten

Der Verlauf kommt jetzt mit Filtermöglichkeiten. Folgen Sie Tags und Kollegen und filtern Sie nach den Informationen, die Sie wirklich interessieren.

Verlaufsmoderation

Oh, haben Sie den Senden-Knopf zu schnell gedrückt? Editieren oder Löschen Sie die Nachricht, auch wenn sie bereits publiziert ist und vermeiden Sie Missverständnisse.

Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie intervenieren, wenn Kollegen sich online nicht ganz an die Regeln halten und die Professionalität im Umgangston gefährdet sein sollte.​

Behalten Sie alles im Griff mit Audits und Fortschrittsreports

Wenn Sie gerne die Übersicht behalten, werden Sie die neue Audit App und den Geschäftemanager lieben.

Plone Intranet Gaia 1.1 ausprobieren

Plone Intranet ist Open Source, Sie bekommen es auf Gihub. Der Link unten führt auf die englische Quaive Website, von der aus Sie zum Download gelangen. Dort finden Sie auch weitere Ressourcen wie Handbuch, Issue Tracker und Installationsvideo.

Download lorem ipsum dolor
Einfache Regeln, um die Suche im Intranet zu verbessern

"Suche sollte ganz einfach funktionieren - wie Magie." 

Häufige Fehler bei der Suche im Intranet 

Die Such-Maschine im Intranet wird oft als Frust-Maschine wahrgenommen. Die Ergebnisse sind nicht relevant, die Darstellung der Suchresultate ist unübersichtlich, die Bedienung ist nicht intuitiv.

Dabei ist die Suche ein wesentliches Wekzeug, um gewünschte Inhalte zu finden. Je größer eine Organisation und das verwendete Intranet, desto wichtiger ist es, dass die Mitarbeiter die benötigte Information schnell und einfach finden können.

Manche Intranets versuchen, dem Nutzer jede erdenkliche technische Möglichkeit bei der Suche zu bieten - mit Optionen wie "Suche in den Ergebnissen" und überbordenden "erweiterten" Suchmasken. Dabei zeigt sich in Studien immer wieder, dass die meisten Nutzer damit überfordert sind.

Nicht umsonst kommt die größte Suchmaschine der Welt, Google, mit einem sehr einfachen und klaren Bedienoberfläche aus.

Vertrauen schaffen​

Die Nutzer des Intranets sollten darauf vertrauen können, dass sie mit der Suche alle relevanten Ergebnisse finden. Es genügen schon wenige Fehlschläge, um dieses Vertrauen zu erschüttern. Zurück bleibt das Gefühl "Es ist reiner Zufall, ob ich finde, wonach ich suche".

Mit folgenden Maßnahmen können Sie aber die Suche in Ihrem Intranet wesentlich verbessern, und sowohl das Vertrauen in die Ergebnisse als auch die Zufriedenheit mit der Bedienung deutlich steigern.

1. So einfach wie möglich

Die meisten Nutzer wollen sich nicht mit Optionen und komplexen Bedienelementen aufhalten. Stattdessen:

Suchbegriff(e) eingeben AbschickenErgebnisse sehen (*)

(*) Und zwar nicht alles Mögliche, sondern sortiert nach Wichtigkeit ("Relevanz")!

Die "harte Arbeit" sollte sich hintern den Kulissen abspielen, unsichtbar für den Nutzer. Eine Suchmaschine sollte daher alle eingegebenen Begriffe automatisch mit "AND" verknüpfen. Auch Technologien wie Synonym-Suche und das Erkennen von Tippfehlern mit Vorschlägen für Alternativen ("Meinten Sie ...?") gehören zu einer modernen Suche dazu.

2. Überall zugänglich​

Egal in welchem Bereich des Intranets und auf welcher Seite sich der Nutzer befindet - es wird erwartet, dass der Einstieg zur Suche immer vorhanden ist, und in der Regel auch immer an der selben Stelle.

Mehr als ein Eingabefeld und der Möglichkeit zum Abschicken wird nicht benötigt. Im Gegenteil, erweiterte Lösungen wie "Nur in dieser Sektion suchen" verwirren die meisten Nutzer.

Einzig auf der Startseite des Intranets kann es sinnvoll sein, wegen der weit verbreiteten "Banner Blindheit" die Suche nicht in die Leiste oben oder am Seitenrand zu platzieren, sondern prominent im Hauptbereich. So sehen alle Nutzer, dass es eine Suchmaschine gibt.

3. Klare Suchergebnisse

Das A und O einer guten Suche ist die Darstellung der Ergebnisse. Hier entscheidet sich, ob die Nutzer Vertrauen aufbauen oder entmutigt werden.

Die wenigsten Nutzer geben mehr als ein paar Suchbegriffe ein. Dennoch erwarten sie, dass die gefundenen Ergebnisse passend sind und sofort verstanden werden.

Richtlinien für die Seite der Suchresultate

Anzeige der verwendeten Suchbegriffe Anzahl der gefundenen DokumenteEine Möglichkeit, durch die Ergebnisse zu browsenEin Feld, um eine neue Suche abzuschickenUnd natürlich, die Liste der gefundenen Ergebnisse

Richtlinien für die Darstellung der einzelnen Suchresultate

Titel des Dokuments / der Seite, als Link Kurze, sinnvolle BeschreibungDateityp, idealerweise als SymbolSektion des Intranets, in der das Ergebnis sich befindetBonus: eine Vorschau, die einen hohen Wiedererkennungswert hat

​Überflüssige Angaben wie URL, Relevanz in Prozent oder Dateigröße lenken dagegen nur vom Wesentlichen ab.

Weitere Infos zum Thema

​Weiterführende Tipps können auch in folgenden Artikeln von Step Two nachgelesen werden:

Nine ways to fix intranet search What to include in intranet search resultsSearch should work like magic

Soziales Intranet Quaive

Die meisten dieser Richtlinien werden im sozialen Intranet "Quaive" erfüllt, sowie eine ganze Reihe anderer Beispiele guter Praxis - mehr dazu wird es in einem separatem Artikel geben.

Was ist ein Intranet? Verständlich erklärt

Was ist ein Intranet? "Ein Intranet ist eine interne Website, die der Firma hilft, die Arbeit (besser) zu machen.“

Was ist ein Intranet denn genau?

Die Bedeutung des Begriffs Intranet ist schwer zu definieren. Das kommt unter anderem daher, dass sich ein Intranet an die Bedürfnisse eines Unternehmens wie ein gut sitzender Handschuh anpassen muss. Da liegt es nahe, die gewünschte Wirkung in den Fokus zu setzen. Der Zweck eines Intranets ist dann erreicht, wenn die Firma besser arbeiten kann.

Wenn wir etwas genauer werden wollen, können wir fünf Aspekte verwenden, die James Robertson von Step Two ausmacht. 

Inhalte - Firmenhandbuch, Speiseplan und Nachschlagewerke Kommunikation - wie firmeninterne NachrichtenZusammenarbeit - Arbeitsräume und DateisharingAktivität - Online Formulare oder GeschäftsprozesseKultur - Alles, was die Firmenkultur ausmacht

In der Realität werden oft nur die ersten beiden Punkte tatsächlich gelebt. Die Inhalte sind zentral kontrolliert, zum Beispiel durch Intranetredakteure. Die Kommunikation ist oft emotionslos. Dabei funktioniert Kommunikation bereits bei mehr als sieben Mitarbeitern nicht mehr von allein. Der natürliche Treffpunkt an der Kaffeemaschine hat ganz einfach nicht genügend Kapazität. In der Folge muss Kommunikation aktiv befördert und unterstützt werden.

Mitarbeiterwünsche an ein Intranet

​Fragen wir die Mitarbeiter in nahezu jeder beliebigen Organisation nach Verbesserungsmöglichkeiten, so hören wir stets die folgenden Punkte:

Wunsch nach mehr Kommunikation die Befehlskette hinab Mehr Verständnis für strategische Entscheidungen​Mehr Information über was "da oben" vorgehtDas Gefühl, abgehängt zu sein

An dieser Stelle ist das Intranet nicht mehr gut genug darin, die Firma dabei zu unterstützten, die Arbeit besser zu machen. 

Was ist ein Intranet heute?

Intranets haben heute weit mehr Anforderungen zu erfüllen als noch vor ein paar Jahren. Damals lag der Fokus auf der Abkehr von papierbasierten Abläufen. Heute geht es insbesondere darum, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu unterstützen. Soziale Medien und agiles Arbeiten spielen eine neue und gewichtige Rolle im Arbeitsalltag. Und mobile Geräte erlauben tatsächlich einen ständigen Zugang zu Information. Das bedeutet wiederum, das folgende Aspekte eines Intranets umso wichtiger werden:

Flexibilität - Inhalte müssen überall und jederzeit zugänglich sein Teamwork - Das Team tritt in den Vordergrund und funktioniert mehr und mehr digitalEigenständigkeit - Mitarbeiter sind weniger nur Konsumenten von Information, sondern tragen bei und gestalten Information im Unternehmen mit

Intranets müssen mit dieser Entwicklung schritt halten, denn sonst verkommen sie zu den statischen internen Webseiten, die wir im Internet bereits abgeschafft haben. Es ist nicht nachvollziehbar, warum wir mit unseren Mitarbeitern nicht genauso engagiert kommunizieren sollen wie mit unseren Kunden.

Soziales Intranet

​Viele dieser Anforderungen werden heute von sozialen Intranets aufgegriffen, die den Menschen statt der Maschine in den Vordergrund stellen. Soziales Intranet mit Quaive setzt den Menschen in den Vordergrund. 

Kommunikation

Unsere Firma bietet Dienstleistungen und Beratung im IT-Bereich an. Viele meiner Kollegen sind daher häufig bei Kunden oder auf Dienstreise. Umso wichtiger, dass ich alle auf dem Laufenden halte und mich um die alltägliche Organisation kümmere.

Viele Kollegen verbringen einen guten Teil ihrer Zeit vor Ort bei Kunden oder auf Messen. Da kann es leicht passieren, dass Informationen nicht ankommen. Wenn die wichtigste Quelle für Neuigkeiten die Kaffeküche ist, fühlen sich die Mitarbeiter im Außendienst schnell abgehängt. Auch das “Schwarze Brett” hat nicht mehr den gleichen Stellenwert wie vor 20 Jahren…

Glücklicherweise haben wir mit unserem Quaive Intranet eine Plattform, die zuverlässiger funktioniert als eine zufällige Begegnung an der Kaffemaschine.

Für Neuigkeiten und Entscheidungen, die alle Mitarbeiter betreffen, gehe ich in den “News Publisher” und erstelle eine neue Nachricht. Zum Jahreswechsel gab es beispielsweise eine Änderung für das Buchen von Dienstreisen – die Mitarbeiter haben jetzt mehrere Optionen, wie sie Bonusprogramme von Fluggesellschaften und Hotels privat nutzen können. Dazu habe ich eine Nachricht im Bereich “Firmeninterna” erstellt, mit einem Link auf die entsprechenden Dokumente in der Bibliothek des Intranets. Alle Mitarbeiter sehen die Nachricht auf der Startseite, bis sie diese entweder lesen oder wegklicken. Und in der News App bleibt sie weiterhin zugänglich.

Als ich mir heute morgen meine erste Tasse Tee geholt habe, fiel mir auf, dass einige Sorten zur Neige gehen. Ein kurzer Blick in unser Getränkelager hat mir gezeigt, dass auch die Säfte und Softdrinks nachbestellt werden müssen. Ich erinnerte mich, dass Frank und Verena sich neulich beim Mittagesen mehr Abwechslung gewünscht haben. Daher öffne ich den Arbeitsraum für unser “Büro Nußbaumstraße” und schreibe ein kurzes Statusupdate, dass ich bald eine neue Getränkebestellung absetzen werde. Ich hänge die Produkliste des Lieferdienstes an und frage die Kollegen nach besonderen Wünschen. Alle Mitarbeiter des Standorts sehen diese Meldung in ihren Stream – andere Standorte werden nicht damit behelligt.

Am Ende des Tages schaue ich mir die Antworten an. Nicht nur Verena und Frank haben sich geäußert, sondern fünf weitere Kollegen – drei waren heute bei Kunden, eine in Paris auf einer Messe und einer im Home-Office. Ich kann alle ihre Wünsche bei meiner Bestellung berücksichtigen.

Machmal sind es solche Kleinigkeiten, die unser Team “bei Laune” halten und für gute Stimmung sorgen.

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Geschäftskontrolle

Das Wichtigste ist für mich, den Überblick über mein Geschäft zu behalten.

Als Chef einer mittelständischen Firma muss ich schnell sehen können, wie die Geschäfte laufen. Wie ist der Stand und der Fortschritt einzelner Projekte? Was benötigt meine Aufmerksamkeit? Was kann abgeschlossen werden?

Ich benutze unser soziales Intranet ständig um die Prozesse in unserer Firma zu verfolgen. Jeden Tag werden neue Prozesse - typischerweise unstrukturierte - von eingehender Post angestossen, zum Beispiel Anfragen anderer Organisationen oder interne Anforderungen. Als Organisation öffentlichen Rechts müssen wir den Entscheidungsprozess transparent dokumentieren und stets in der Lage sein zu sehen, wer was wann getan hat. Und zu guter Letzt müssen wir das entstandene Material, welches zur Entscheidungsfindung verwendet wurde, einfrieren und archivieren können.​

Unabhängig davon, aus welcher Quelle die neue Anfrage stammt, erstelle ich ein neues Geschäft daraus. Ich kann aus einer Liste  vordefinierter Schablonen wählen, die unterschiedliche Workflows repräsentieren und ich weise das Geschäft einer unserer Abteilungen für die Weiterbearbeitung zu. Automatisch werden die Berechtigungen geändert, so dass die Abteilung darauf zugreifen und arbeiten kann.

Geschäfte sind grundsätzlich Arbeitsbereiche, in denen Mitarbeiter Dokumente anlegen und austauschen können. Ein Geschäft beginnt immer mit einem Dokument, das die ursprüngliche Anforderung repräsentiert. Das kann ein Brief sein mit Bitte um einen Zuschuss oder ein Auftrag der Muttergesellschaft. Sie alle haben gemeinsam, dass einer meiner Kollegen es lesen und entscheiden muss, was als nächstes getan werden muss. Was auch immer das ist, es wird bearbeitet und ein Antragsdokument für den internen Entscheidungsprozess entsteht als Ergebnis.

Sobald die Fachleute in der Abteilung fertig sind, wird das Geschäft der Qualitätssicherung zugewiesen. Ist die Form korrekt, hat sich die Finanzabteilung beteiligt, sind alle Metadaten gesetzt, ist die Formatierung in Ordnung, so dass eine tatsächliche formelle Entscheidung in den Gremien getroffen werden kann? Wenn alles in Ordnung ist, wird das Geschäft für die Vorlage in einer Sitzung des Vorstandes geplant, bei der eine abschliessende Entscheidung getroffen wird.

Sitzungen des Vorstandes sind Termine in Quaive. Jeder Mitarbeiter findet sie im zentralen Kalender. Ein solcher Sitzungstermin hat eine Agenda beigefügt. Dort finden wir alle Geschäfte, die an diesem Tag behandelt werden sollen. Ich kann allen Teilnehmern eine vorläufige Agenda schicken. Das ist viel besser als eine Papier-Agenda, denn die Benachrichtigungs-E-Mail enthält einfach einen Link zu dem Termin und jeder Eingeladene wird immer den aktuellen Status sehen. Wenn wir die Tagesordnung ändern müssen, sende ich eine weitere Benachrichtigung.

Am Tag der Sitzung braucht niemand Papier. Alle Teilnehmer öffnen einfach die Agenda auf ihrem Laptop oder Tablet und schauen in die Geschäfte. Sie können die Antragsunterlagen lesen, aber auch alle beigeordneten Materialien, die zur Erstellung des Antrags verwendet wurden - wenn nötig. Sie könnten auch die Aufgaben einsehen, die erledigt wurden. Wer hat was wann mit welchem ​​Ergebnis getan. Bislang hatten wir keinen so detaillierten Einblick. Infolgedessen treffen wir mehr Entscheidungen und haben weniger Verschiebungen, da deutlich weniger Nachfragen notwendig werden.

Der Protokollführer schreibt nicht mehr in ein Word-Dokument - wie früher. Stattdessen arbeitet er direkt im System. Wenn ein Antrag angenommen wird, schaltet er den Zustand des Geschäfts auf "entschieden" und notiert die Entscheidung. Wenn es abgelehnt wird, passiert dasselbe. Wenn ein Fall nicht entschieden werden kann und auf die nächste Sitzung verschoben wird, ordnet er sie einfach dem nächsten Sitzungstermin zu. Muss die Tatsache, dass ein Fall verschoben wird, dokumentiert werden, so wird ein Hinweis auf die Verschiebung eingetragen und das neue, verfeinerte Antragsdokument wird dem nächsten Sitzungstermin zugewiesen.

Nach der Sitzung fangen wir an, unsere Hausaufgaben zu machen. Die Entscheidungen werden ausgeführt, Stakeholder benachrichtigt, Geld wird gebucht und Papier wird gedruckt, wo es noch notwendig ist. Sobald dies geschieht, schalten wir das Geschäft in den Geschlossen-Zustand. Dort bleibt es eine Weile, bis wir zuversichtlich sind, dass nichts anderes passieren wird und wir es archivieren.

Es ist sehr wertvoll, dass ich immer noch Inhalte aus archivierten Fällen in der Suche finden kann. Ich kann auch einfach alle archivierten Fälle anzeigen lassen, um in alten Geschäften zu stöbern. Dies ist besonders hilfreich, wenn eine ähnliche Anfrage kommt.  Die Suche priorisiert neuere Dokumente höher in der Ergebnisliste. So kann ich archivierte Inhalte immer noch finden, ohne dass mich alte Ergebnisse in meiner tägliche Arbeit behindern.

Und zu guter Letzt gibt es die "Case Manager App". Sie erlaubt mir, die Fortschritte in meiner Organisation auf einem hohen Niveau zu verfolgen. Ich kann alle Geschäfte, auf die ich zugreifen kann, ansehen und filtern.

Dies ermöglicht es mir, alle Geschäfte zu überprüfen. Ich kann überprüfen, ob es Geschäfte gibt, die noch nicht einer Abteilung zur Bearbeitung zugewiesen wurden. Oder ich zeige alle Geschäfte an, die schon länger nicht mehr bearbeitet worden sind. Ich kann sehen, welche Fälle noch nicht auf einen Sitzungstermin geplant sind, was mir einen Indikator für die anstehende Arbeitslast gibt. Und ich sehe, ob es Geschäfte gibt, die noch geschlossen werden müssen oder die jetzt archiviert werden können.

Die Tatsache, dass alle Geschäfte mit ihrer vollen Fortschrittsleiste angezeigt werden, dient mir auf einen Blick als Indikator, wie weit wir sind.

Ich habe durch das soziale Intranet viel Zeit gewonnen​, die ich jetzt viel produktiver als vorher nutze.

Sitzungsplanung

Als Assistentin der Bereichsleitung gehört es zu meinen häufigen Aufgaben, Meetings zu planen und durchzuführen. Dabei geht es nicht nur darum, ein passendes Datum zu finden und die Teilnehmer einzuladen. Mindestens genauso wichtig ist es, dass die notwendigen Dokumente rechtzeitig vorbereitet werden.

In der kommenden Woche wird sich beispielsweise unsere Task Force „Neue Märkte“ treffen, um das vergangene Quartal zu bewerten und die nächsten Maßnahmen zu beschließen. Früher hätte ich die Einladung in Outlook verschickt. Aber viele Kollegen stöhnen über eine Flut von täglichen E-mails.

Heute gehe ich einfach in den Arbeitsraum „Neue Märkte“ und lege einen Termin für das Meeting an, dazu lade ich als Teilnehmer die „Task Force“ Gruppe ein. Dadurch sehen alle Mitglieder dieser Gruppe den Termin im Kalender des Arbeitsraums, aber auch auf dem Dashboard. Alle Kollegen, die die E-mail-Option eingeschaltet haben, bekommen auch eine E-mail dazu. Aber alle sehen direkt in Quaive die Benachrichtigung über den Termin.

Beim Öffnen des Termins landet man gleich im richtigen Arbeitsraum und kann die Tagesordnung öffnen. Früher, als wir noch mit Einladungen per E-mail gearbeitet haben, gab es bei jedem Meeting Teilnehmer, denen ich die Tagesordnung erneut schicken musste…

Meine Kollegin Esmeralda ist derzeit in Costa Rica, wo sie ein neues Büro aufbaut. In dem Meeting nächste Woche werden wir auch dieses Projekt behandeln. Daher gehe ich in das Geschäft „Neues Büro San José“, das bereits einen Meilenstein für das Audit-Meeting hat. Ich lege ein Todo „Bericht über den Stand des Recruitings“ an und weise es Esmeralda zu, mit einer Frist zwei Tage vor dem Meeting. Mehr muss ich nicht tun, denn ich weiß, dass sie eine Benachrichtigung zu diesem Todo bekommt, und eine weitere, falls die Frist abgelaufen ist. Und ich kann sofort sehen, wenn die Aufgabe als erledigt markiert wurde.

Vor zwei Tagen hatte ich eine Tabelle mit den Zahlen des letzten Monats in den „Sales“ Arbeitsraum geladen. Durch den kleinen roten Punkt auf dem Symbol für Benachrichtigungen sehe ich, dass unser Finanzexperte Jamie einen Kommentar hinterlassen hat mit Verbesserungsvorschlägen.

Mit einem Klick lande ich auf dem Dokument, und mit einem weitern Klick öffne ich es direkt in Excel. Meine Änderungen werden direkt in Quaive gespeichert, und die Vorschau aktualisiert sich automatisch. Die alten Versionen bleiben aber über die Versionshistorie zugänglich. Ich erinnere mich noch mit Grausen daran, wie wir früher Dateien mit Namen wie „Apr-Sales_Version2_Rev3-final-Kommentar_Huber.docx“ hin- und hergeschickt haben.